Van chaos naar kwaliteit
De uitdaging bij Sandee Groen
“Voorheen hadden we veel problemen met de stabiliteit van onze vaste telefonie,” legt Taco Meeles, financieel manager bij Sandee, uit. “We waren vaak slecht bereikbaar. Veel medewerkers hadden zowel een vast toestel op hun bureau als een mobiele telefoon. Sommige collega’s hadden zelfs geen mobiel, en als ze thuis werkten, waren ze die dagen volledig onbereikbaar. Dat leidde tot grote ergernis.”
Ginie Witkowski, medewerker bedrijfsbureau en systeembeheerder, vult aan: “We hadden ook geen keuzemenu, dus iedereen kreeg zomaar een willekeurige lijn binnen. Soms waren we wel zes keer aan het bellen om de juiste persoon te bereiken. Het was enorm inefficiënt.”
De oplossing voor Sandee Groen
Conniption werd ingeschakeld om deze problemen aan te pakken. “De koppeling tussen onze telefonie en ons systeem, Syntess, was voor ons echt een doorslaggevende factor,” zegt Taco. “Toen we Conniption op de Contacta, beurs in Goes spraken, zagen we meteen de voordelen van een geïntegreerd systeem. Alles moest soepeler gaan lopen.”
Conniption leverde een gebruiksvriendelijke telefonieoplossing, inclusief een keuzemenu dat gesprekken direct naar de juiste afdeling doorschakelt. Ginie legt uit: “Met de nieuwe pop-up die gekoppeld is aan Syntess, krijgen we tijdens een gesprek direct alle relevante klantinformatie op het scherm. Dat maakt het veel makkelijker om snel de juiste actie te ondernemen. Bovendien kunnen onze medewerkers nu mobiel werken zonder dubbele kosten, omdat vaste toestellen en mobiele telefoons in één systeem zijn geïntegreerd.”
Het implementatieproces
“Stefan van Conniption kwam langs om alles te installeren,” vertelt Ginie. “Hij heeft hier twee dagen doorgebracht om alles in te richten en onze mensen uit te rusten met de nieuwe mobiele toestellen. Daarnaast gaf hij iedereen duidelijke uitleg over hoe het systeem werkt, inclusief het gebruik van de Bubble Software, waarmee je eenvoudig kunt doorverbinden.”
Taco voegt toe: “Het implementatieproces verliep eigenlijk vlekkeloos. We hebben veel tijd gestoken in een goede voorbereiding, zoals het opstellen van het keuzemenu en de juiste namen en nummers doorgeven. Dankzij Stefan zijn geduld en expertise was alles snel operationeel.”
De resultaten bij Sandee Groen
De verbeteringen waren snel merkbaar. “Er is aanzienlijk minder chaos in onze telefonie, wat zorgt voor meer rust binnen onze organisatie,” vertelt Taco. “Voorheen hadden we veel ergernis over gemiste oproepen, maar nu verloopt alles soepel. Bovendien hebben we ook flink kunnen besparen op kosten door onnodige simkaarten op te schonen en de vaste telefoons te elimineren.”
Ginie vult aan: “We hebben nu volledige controle over ons systeem. Ook hebben we de mogelijkheid om snel meldingen aan te passen, bijvoorbeeld als we een bijeenkomst hebben. Het systeem is flexibel genoeg om dat makkelijk te regelen.”
Conclusie
Dankzij Conniption heeft Sandee nu een toekomstbestendig telefoniesysteem dat de efficiëntie en klanttevredenheid aanzienlijk heeft verbeterd. “Het scheelt ons echt veel tijd en ergernis,” besluit Ginie. “En voor onze klanten is het ook veel prettiger om direct de juiste persoon aan de lijn te krijgen. We hadden deze stap veel eerder moeten zetten.”
Met de oplossingen van Conniption is Sandee klaar voor de toekomst, waarbij communicatie niet langer een obstakel is, maar een kracht.